Registro y asistencia

Autor:Maria Orfilia Schleppi Email:orfi.sch@gmail.com

Proceso de registro

La registración consistía en: pedir el nombre y apellido de la persona, al encontrarla en la lista se le indicaba un número para retirar la credencial y al mismo tiempo se hacía entrega de una bolsa con merchandising de los diferentes sponsors del evento. Si correspondía también podía retirar su remera de la conferencia y demás productos incluidos con el bono contribución

Una posibilidad era que la persona no esté previamente registrada por el sitio web de la conferencia, por lo cual no aparecería en la lista antes mencionada; en estos casos se procedía anotando manualmente el nombre, apellido y mail. Luego se hacia entrega de una credencial en blanco para que pueda escribir su nombre y la bolsa con merchandising.

Stand de registro

Responsables

En los momentos de mayor asistencia en el stand de registro se necesitaron hasta cinco personas para las tareas de:

• Buscar nombre del asistente.
• Buscar credencial.
• Entregar bolsa con merchandising.
• Entregar remera.
• Armar bolsas de merchandising.

Por otro lado, en las horas de menor concurrencia nos turnábamos entre varios, procurando que siempre una o dos personas se estén presente en la registración.

Lugares

El “puesto” de registro el día viernes, permaneció durante toda la mañana y gran parte de la tarde en la entrada de la facultad, para lograr así que los asistentes se orienten rápidamente. Pero a causa de una discusión con los miembros de una agrupación política sobre el lugar físico que ocupábamos, que reclamaban como propio, nos vimos obligados a mover las mesas de registración al final del pasillo donde se encontraban los stands de los sponsors.

Si bien no fue un buen momento, tuvo sus ventajas, ya que de esta forma la gente se concentraba más cerca de los stands, que anteriormente habían quedado aislados en un pasillo por el cual la gente no pasaba.

El sábado hasta el final del día, las mesas de registración siguieron instaladas al final del pasillo de los stands de sponsors.

Resumen

Lo Bueno:

• Si bien en los momentos de más convocatoria siempre quedaban algunas personas esperando ser registradas, nunca esperaban mas de cinco minutos.
• Si los asistentes pedían información sobre las aulas o diferentes sitios dentro de la universidad se les indicaba e incluso se los acompañaba.
• Fueron muy pocas las personas (no mas de tres o cuatro) que afirmaron haberse inscripto con mucho tiempo de anticipación y no estaban en la lista de asistentes.

Lo Malo:

• La lista de asistentes estaba organizada por nombres (en ves de por apellidos).
• Los certificados estaban organizados por números y sin notarlo los acomodamos por abecedario teniendo en cuenta el apellido, hubiese sido mucho más simple mantenerlos por número, ya que cada persona en su credencial tambien tenia ese id.
• Los certificados se entregaban en diferentes lugares, dependiendo si eran de asistentes o de disertantes y personas que pagaron los bono contribución, cuando no los encontrábamos en la mesa de registración, les indicabamos que se dirijan a la otra mesa y los haciamos ir y venir hasta que definitivamente optamos por escribir sus nombres en un papel y tratar de encontrarlos más tarde (la mayoría los encontramos, solo era cuestión de tiempo)
• No había suficiente cantidad de credenciales en blanco y se tuvieron que utilizar repetidas o de personas que sabíamos que no iban a asistir. (N.del.E.: se hicieron más de 80 credenciales en blanco, tomando un 10% de las personas inscriptas por el sitio web)

Lo Feo:

• Si bien no incumbe a la organización en sí; fue un mal momento cuando una de las asistentes notó que habían robado su notebook desde el “apartado” donde se encontraban, en su mayor parte, objetos personales de los ayudantes en la registración.
• Hubo una discusión multitudinaria con una agrupación política de estudiantes de la universidad porque se ocupó mal el lugar de la registración.
• El sábado por la mañana descubrimos que faltaba el banner de la registración.
• Algunas personas (mas bien del ámbito universitario) sólo se registraban para llevarse merchandising.

Algunos gráficos

También pueden encontrarse más gráficos dobre los asistentes del año 2012 en este enlace http://ar.pycon.org/2012/stats/charts

Cantidad de inscriptos por año

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Cantidad de asistentes en el año 2012

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Cantidad de personas que colaboraron con el bono contribución